כל מה חשוב לדעת על תוכנה שמפיקה חשבונית באנגלית

בעולם שבו מרחק פיזי כבר מזמן לא מהווה כמעט מגבלה, לא מפתיע לגלות שליותר ויותר עסקים בישראל ישנם יותר ויותר לקוחות מעבר לים. האינטרנט, ואיתו טכנולוגיות אחרות, מאפשר לכולנו להרחיב את קהל היעד ולמכור מוצרים או שירותים לכל העולם – וכשזה המצב מומלץ להיעזר בתוכנה שמפיקה חשבוניות גם באנגלית.

למעשה, גם אם בשלב הנוכחי כל הלקוחות שלכם עדיין בגבולות הארץ, ואתם שוקלים רכישת תוכנה להפקת חשבוניות שתחסוך לכם את כל הניירת והבלגן, כדאי לבחור כזו שמפיקה חשבוניות באנגלית, כך שאם יתווספו לקוחות מחו"ל אתם תהיו ערוכים לכך.

לפניכם 5 עובדות על תוכנות שמפיקות חשבוניות באנגלית:

  1. כל הפרטים כתובים באנגלית

המאפיין הבולט ביותר של חשבונית באנגלית הוא באופן טבעי השפה שבה היא כתובה: הן שם העסק שלכם (כולל הכתובת ומספר הטלפון), הן כל פרטי הלקוח והן מהות העסקה (כלומר אילו מוצר/ים ו/או שירות/ים נמכרו לאותו לקוח) כתובים באנגלית.

בהתאם תוכנה להפקת חשבוניות באנגלית חייבת כמובן לתמוך הן בעברית והן באנגלית.

  1. חובה לשמור מקור בעברית

הלקוח בחו"ל זקוק אמנם לחשבונית בשפה שהוא מבין ויכול לעבוד איתה, כאמור אנגלית, אבל שלטונות המס בארץ מחייבים ניהול חשבוניות אך ורק בעברית או בערבית – סעיף 21 (ב) להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) התשל"ג 1973 קובע באופן מפורש כי "הרישום במערכת החשבונות ייעשה בעברית או בערבית".

כמובן שחל איסור מוחלט להנפיק שתי חשבוניות שונות עבור עסקה אחת, ועל כן הפתרון הוא להנפיק חשבונית מקור בעברית או בערבית, ויצירת העתק לאותה חשבונית בדיוק בשפה האנגלית – ושליחת ההעתק ללקוח שמעבר לים ושמירת המקור לצרכי מס הכנסה.

עוד כדאי לציין שבתנאים מסוימים ניתן לקבל היתר מפקיד השומה לנהל את החשבוניות באנגלית ללא צורך במקור בעברית – אולם כשישנה תוכנה יעילה שמאפשרת דילוג קליל בין השפות, אין צורך לפנות לפקיד השומה והתוכנה תעשה עבורכם את העבודה.

  1. רישום גם בשקלים וגם במטבע שבו בוצעה העסקה

תוכנה שמאפשרת יצירת חשבונית באנגלית יודעת גם למלא את סעיף הסכום בשני המטבעות – שקלים והמטבע שבו בוצעה העסקה – כפי שדורש החוק (סעיף 22 להוראות מס הכנסה מציין ש"הרישום במערכת החשבונות ייעשה במטבע ישראלי. היה והתקבול במטבע שאינו ישראלי, יצוין גם סוג המטבע והסכום ששולם באותו מטבע).

גם ההמרה מהמטבע שבו בוצעה העסקה (יורו, דולר, יין יפני, ליש"ט וכו') לשקלים מתבצעת אוטומטית וחוסכת לכם עבודה, כששער החליפין הקובע הוא זה שפרסם בנק ישראל במועד ביצוע העסקה (כלומר התאריך שמופיע על גבי החשבונית).

  1. חיסכון משמעותי בזמן

תוכנה שיודעת להפיק חשבונית באנגלית חוסכת זמן רב, ולמעשה באופן כללי העברת ניהול החשבוניות מהנייר לדיגיטל הופך את הפעולה ההכרחית ליעילה הרבה יותר – ומאחר שזמן הוא אחד המשאבים יקרי הערך ביותר אצל כל בעל עסק, הרי שתוכנה היא אופציה משתלמת בכל מקרה, ובפרט כשישנם גם לקוחות מעבר לים.

  1. גיבוי אוטומטי לכל חשבונית

עוד יתרון חשוב של תוכנות להפקת חשבוניות, כולל באנגלית, הוא הגיבוי האוטומטי של כל מסמך והתיעוד המסודר. בזכות יתרון זה נמנע מצב שבו למשל פנקס חשבוניות ידני הולך לאיבוד ובעל העסק נדרש להשקיע זמן רב בשחזור החשבוניות, ובאופן כללי קל יותר לעקוב אחרי העסקאות שבוצעו, לגבות תשלומים עבור כל עסקה ולנהל ביעילות את העסק.

בנוסף מעבר מרישום ידני לתוכנה מסודרת מקנה לעסק תדמית מתקדמת יותר, וגם "ירוקה" בזכות התרומה לצמצום הפגיעה לסביבה – וגם לכך יש כמובן חשיבות רבה בימינו.